Excel es, con diferencia, la herramienta de facturación más usada por autónomos y pequeñas empresas en España. Cómoda, flexible y sin coste adicional. El problema: Excel no puede cumplir con VeriFactu, y a partir de 2027 eso es un problema real.
Por qué Excel no es compatible con VeriFactu
La normativa VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) exige que el software que emite facturas sea capaz de:
- Generar una huella digital (hash SHA-256) por cada factura, encadenada con la anterior.
- Transmitir ese registro a la AEAT de forma automática en el momento de emisión.
- Garantizar que las facturas ya emitidas no pueden modificarse ni eliminarse.
Excel no hace ninguna de estas tres cosas. No tiene forma de generar huellas digitales vinculadas entre sí, no se conecta a la AEAT y no impide que edites o borres una factura ya creada. Por diseño, Excel es una hoja de cálculo flexible — exactamente lo contrario de lo que exige VeriFactu.
Esto aplica también a Google Sheets, LibreOffice Calc y cualquier otra hoja de cálculo.
¿Y si creo la factura en Excel y luego la registro en otro sitio?
Técnicamente es posible tener un flujo así: creas el borrador en Excel, lo pasas a un sistema certificado para sellarlo y registrarlo. Pero en la práctica es un doble trabajo que no tiene sentido si existen alternativas que hacen todo en un paso.
Además, existe el riesgo de inconsistencias: que la factura que envías al cliente sea diferente a la que registraste, que te olvides de registrar alguna, o que el número de factura no sea correlativo entre los dos sistemas.
¿Y Word? ¿Y las plantillas PDF?
El mismo problema. Word, plantillas PDF, Pages, Google Docs — ninguno puede cumplir con VeriFactu porque ninguno es un sistema de facturación certificado. Si usas cualquiera de estas herramientas para crear facturas, necesitarás cambiar o añadir un paso certificado.
Qué opciones tienes si facturas con Excel
Opción 1: Migrar a un software de facturación certificado
La más limpia. Dejas Excel para otros usos y creas las facturas directamente en un sistema VeriFactu. Al emitir, el sistema genera el PDF, lo sella y lo registra en la AEAT en un solo paso.
Ventaja: flujo más limpio, sin duplicidades, menos errores.
Inconveniente: cambio de hábito, posible migración de datos de clientes.
Opción 2: Mantener Excel para el borrador, usar un sistema certificado para registrar
Sigues preparando la factura en tu plantilla de Excel, pero antes de enviarla al cliente la introduces en un sistema certificado para sellarla. El cliente recibe el PDF del sistema certificado, no el de Excel.
Ventaja: mantienes tu plantilla.
Inconveniente: trabajo doble, riesgo de errores.
Opción 3: La app gratuita de la AEAT
Existe pero no integra con Excel. Tendrías que introducir cada factura a mano en la app de Hacienda, separado de tu flujo actual.
Cómo migrar desde Excel sin perder tus datos
Si llevas tiempo facturando con Excel, probablemente tienes un historial de clientes y productos que no quieres perder. Lo que necesitas migrar:
- Datos de clientes: nombre/razón social, NIF, dirección. En Verifácil puedes añadirlos directamente al crear la primera factura de cada cliente.
- Numeración de facturas: el nuevo sistema tiene que continuar la serie donde la dejaste. Si ibas por la factura 2026-047, el sistema nuevo empieza en 2026-048.
- Historial anterior: las facturas emitidas antes de la fecha de obligatoriedad no necesitan retroactivamente estar en el sistema VeriFactu. Solo las nuevas.
Cuánto tiempo lleva el cambio
Si decides migrar a Verifácil, el proceso completo para un autónomo medio lleva menos de una hora:
- Crear cuenta (5 minutos).
- Configurar datos de tu empresa/actividad (10 minutos).
- Crear la primera factura de prueba (5 minutos).
- Verificar que el PDF generado tiene el formato que quieres (5 minutos).
No hay instalación, no hay migración de base de datos, no hay configuración técnica compleja.
¿Cuándo tienes que hacer el cambio?
La fecha de obligatoriedad para autónomos es el 1 de julio de 2027. Para empresas, el 1 de enero de 2027. Pero empezar antes tiene ventajas: te familiarizas con el sistema sin presión, detectas cualquier problema con tiempo y llevas el historial desde el principio en un solo lugar.
